A relação entre sistemas e tarefas de gerenciamento

  

 Os sistemas são importantes porque fornecem estrutura e ordem para as atividades de uma organização. Embora os sistemas sejam necessários, eles não são suficientes por si só. É por isso que o gerenciamento é necessário - ele complementa os sistemas fornecendo orientação e liderança. As tarefas gerenciais são executadas pelos gerentes, que são responsáveis ​​por um grupo de pessoas e funções dentro de uma organização. Portanto, é importante entender como as tarefas de gerenciamento se relacionam com os sistemas, porque a relação entre os dois cria eficiência em uma organização.

    Os sistemas são necessários porque fornecem estrutura e ordem às atividades de uma organização. Um sistema é um conjunto de elementos inter-relacionados que trabalham juntos para atingir um objetivo ou um conjunto de objetivos. Por exemplo, um sistema de contabilidade cria pedidos rastreando compras, vendas e estoque e atribuindo números a cada elemento. Isso permite que o contador realize análises financeiras comparando números de um período para outro. Quando colocado em prática, o sistema de contabilidade fornece estrutura e ordem para as atividades do negócio.

    Uma maneira de criar o relacionamento entre tarefas de gerenciamento e sistemas é criar listas de verificação de atividades realizadas regularmente. O sistema de contabilidade descrito acima pode ser usado como uma lista de verificação para o contador que executa essas tarefas diariamente. Ao revisar a lista de verificação periodicamente, ele pode garantir que está executando cada tarefa corretamente e que nada está falhando. Ao usar os sistemas como uma lista de verificação, as organizações podem garantir que seus funcionários executem suas tarefas diárias de maneira oportuna e eficiente. Outra maneira de criar relacionamentos entre tarefas de gerenciamento e sistemas é selecionando as pessoas adequadas para os cargos dentro de uma organização. Por exemplo, um sistema de contabilidade requer alguém com conhecimento em práticas contábeis e contábeis para gerenciá-lo adequadamente. Ao escolher a pessoa certa para cada função dentro da organização, as organizações garantem que seus sistemas permaneçam sempre eficientes.

    Embora seja importante entender como as tarefas de gerenciamento se relacionam com os sistemas, não é necessário fazer alterações por exigir muito esforço. A manutenção de sistemas já requer tempo e esforço suficientes; adicionar novos relacionamentos apenas tornaria as coisas mais complicadas do que já são. Isso exigiria mais tempo dos funcionários, pois eles teriam ainda mais tarefas a cumprir todos os dias.

    Embora a criação de listas de verificação de atividades diárias possa criar relacionamentos entre tarefas de gerenciamento e sistemas, também pode tornar as coisas mais complicadas do que já são. Por exemplo, criar uma lista de verificação para algo como contabilidade pode causar confusão se os funcionários acharem que têm mais tarefas do que realmente têm. Para cada tarefa adicional incluída em uma lista de verificação, haverá ainda mais itens para os funcionários lembrarem como parte de suas responsabilidades diárias.

    Embora a seleção de pessoas adequadas para cargos dentro de uma organização seja uma maneira de criar relacionamentos entre tarefas e sistemas de gerenciamento, nem sempre é possível fazê-lo. Algumas funções exigem habilidades ou experiências específicas que podem não estar disponíveis no pool de contratação de candidatos em potencial. Nesses casos, cabe aos funcionários desenvolver ou aprender habilidades adicionais para que possam cumprir suas responsabilidades diárias com eficiência e eficácia.

    Embora a compreensão de como as tarefas de gerenciamento se relacionam com os sistemas seja importante porque ajuda as organizações a serem mais eficientes, existem maneiras de fazer isso sem adicionar complexidade ou dificuldade às operações diárias. Uma maneira é usar listas de verificação, mas não precisam ser documentos complicados que criam mais problemas do que resolvem; uma lista simples com títulos facilmente identificáveis ​​será suficiente na maioria dos dias. Outra maneira é selecionar pessoas apropriadas ou fazer com que desenvolvam ou aprendam habilidades adicionais; infelizmente, alguns empregos simplesmente não se adaptam bem a essas soluções - mas quando há ajuda externa disponível (ou quando os funcionários se sentem suficientemente fortes para fazer um bom trabalho e estão dispostos a investir mais tempo aprendendo coisas como legislação tributária), não há razão para que essas soluções não funcionem quase 100% do tempo!